Gerenciar contas e pagamentos a fornecedores tem sido tradicionalmente uma das tarefas mais demoradas para administrar um negócio. Até recentemente, os departamentos financeiros inseriam manualmente dados em planilhas ou softwares de contabilidade a partir de faturas enviadas por e-mail ou entregues fisicamente e, em seguida, encaminhavam esses documentos para aprovação de um administrador de nível superior. Esse processo tedioso, sujeito a erros e caro está sendo gradualmente substituído pela automação de faturas. Em combinação com tecnologias emergentes de digitalização e extração de documentos, essas transformações capacitam equipes financeiras em todos os níveis a tomar decisões estratégicas mais assertivas para o negócio.
Neste artigo, discutiremos a automação de contas a pagar e também o processamento inteligente de documentos, além das maneiras pelas quais essas duas práticas estão transformando os departamentos financeiros para melhor.
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Como as Coisas Funcionavam Antes?
Para entender as melhorias proporcionadas pela automação, vamos analisar como o processo de aprovação funcionava anteriormente. No sistema tradicional, quando uma fatura chegava por e-mail ou fisicamente, um funcionário inseria seu conteúdo em um software de contabilidade e encaminhava essa fatura, juntamente com um pedido de compra e um comprovante de recebimento, para seu gerente aprovar. Esse procedimento podia apresentar diversos desafios:
- – Esse processo era muito demorado e burocrático: atrasos, especialmente quando um gerente não estava imediatamente disponível, podiam resultar em pagamentos em atraso.
- – Era altamente propenso a erros: a necessidade de redigitar o conteúdo de uma fatura criava riscos de inserção incorreta de valores várias vezes e de pagamentos duplicados.
- – Também era uma prática cara, pois os funcionários precisavam gastar tempo adicional corrigindo erros relacionados a pagamentos em vez de se concentrarem em tarefas mais importantes.
- – E, por fim, era extremamente difícil obter informações precisas sobre pagamentos pendentes e obrigações a vencer.
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Como a Automação de Faturas se Encaixa Nesse Cenário?
A automação de pagamentos pode ser vista como uma categoria geral de software que permite aos profissionais financeiros reduzir o escopo de suas responsabilidades relacionadas a faturamento e pagamentos, possibilitando que se concentrem em aspectos mais importantes de suas operações. Ao implementar uma automação básica de faturas, a maioria das empresas começa introduzindo recursos fundamentais de gerenciamento de fluxo de trabalho. Isso permite que grupos ou até mesmo indivíduos gerenciem documentos encaminhando-os de um departamento para outro para verificação. Por exemplo, determinados tipos de faturas, ou aquelas abaixo de um valor monetário específico, podem ser direcionados diretamente a um gerente selecionado para aprovação rápida. Outras, que chegam como correspondências exatas de pedidos de compra, podem exigir pouca ou nenhuma revisão adicional antes do início do pagamento.
Ao utilizar esse tipo de sistema e sua capacidade de encaminhar documentos, aprová-los, adicionar observações a mensagens existentes, enviar lembretes e manter trilhas de auditoria, as empresas iniciam a transição para uma gestão totalmente digital de seus processos de faturamento e pagamento.
A Limitação Dessa Abordagem e o Papel dos Leitores de Documentos
Apesar dos avanços, ainda existem várias limitações na automação de faturas, mesmo quando aplicada com sistemas inteligentes de roteamento. Essas limitações tornam-se evidentes quando o software é colocado diante das realidades da gestão documental. Um grande número de empresas trabalha com faturas físicas ou e-mails contendo cópias digitalizadas de faturas. Embora softwares básicos consigam, em alguns casos, reconhecer campos nesses documentos, eles nem sempre oferecem precisão suficiente. É necessária uma solução mais inteligente de digitalização e extração de dados para obter todos os benefícios da automação.
Essencialmente, aqueles que utilizam leitores de documentos ganham a capacidade de extrair dados relevantes de qualquer formato ou fonte, sem exigir uma estruturação ou organização prévia dos documentos de acordo com um conjunto predefinido de padrões. Isso é extremamente vantajoso na prática, pois as faturas costumam ser muito diversas tanto em conteúdo quanto em formato. Diferentes fornecedores utilizam layouts distintos para suas faturas, e informações críticas, como códigos de identificação ou valores, podem aparecer em locais completamente diferentes de uma fatura para outra. Ao aplicar métodos inteligentes de extração de dados ao faturamento, as empresas conseguem obter resultados consistentes mesmo com documentos formatados de maneira extremamente inconsistente.
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Combinando Ambas as Inovações para Maximizar os Benefícios
Embora tanto a automação de faturas quanto os leitores de documentos tenham enorme potencial, cada um representa apenas parte de um todo maior. Um dos passos mais importantes para otimizar as operações financeiras de uma empresa é combinar ambas as abordagens.
Para resumir como a automação de contas a pagar e o processamento inteligente de documentos funcionam em conjunto, podemos destacar os principais benefícios abaixo:
Após serem capturadas por e-mail, por uma pasta dedicada de digitalização ou por uma integração via API, cada fatura é processada por um leitor inteligente que extrai seus dados com alta precisão.
Depois da extração, essas informações são verificadas pelo sistema em relação aos pedidos de compra e comprovantes de recebimento relacionados, encontrados no software de contabilidade.
Se todas as informações coincidirem, o software encaminhará a fatura para aprovação com base em uma regra de aprovação previamente definida. Após a aprovação, o pagamento é executado.
Todo esse processo substitui a entrada manual de dados e gera benefícios comprováveis para as empresas que o implementam:
- – Maior velocidade de processamento: ao reduzir o tempo médio de processamento de uma fatura de semanas para minutos, esse sistema permite que as empresas aproveitem descontos por pagamento antecipado e evitem multas por atraso.
- – Menor margem para erro humano: informações inseridas manualmente nunca serão perfeitamente consistentes, o que pode resultar em pagamentos duplicados, erros de cálculo e problemas semelhantes.
- – Redução de custos: processar documentos manualmente é extremamente caro, tanto em termos de tempo quanto de recursos.
- – Maior satisfação dos fornecedores: ao receberem pagamentos em dia, os fornecedores valorizam fazer negócios com uma empresa que utiliza esse tipo de sistema.
- – Maior transparência: poder visualizar, a qualquer momento, o conteúdo das faturas pendentes permite um planejamento mais eficiente das operações diárias.
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Abordando Possíveis Preocupações
Existem várias preocupações que as organizações costumam levantar em relação a essas práticas. Em primeiro lugar, há a preocupação com a implementação e a transição. Funcionários acostumados a trabalhar com faturas em papel ou softwares tradicionais podem questionar sua capacidade de utilizar esses novos sistemas rapidamente e sem custos significativos. Essa preocupação pode ser resolvida por meio de treinamento adequado e da demonstração de que o sistema foi projetado para facilitar o trabalho diário.
Em segundo lugar, existe a preocupação com a aplicabilidade à operação específica de cada empresa. É bastante possível que organizações que investem nesse tipo de software encontrem dificuldades para integrá-lo às suas operações existentes devido à complexidade de alguns processos financeiros. Essa preocupação pode ser resolvida por meio da escolha de sistemas de automação de faturas apropriados, que utilizem softwares de contabilidade integrados.
Por fim, as empresas têm razões legítimas para se preocupar com exceções que possam surgir dentro do sistema. Como se trata de sistemas automatizados, existe a possibilidade de que algumas faturas não possam seguir diretamente para aprovação. Durante uma fase inicial de testes, os operadores devem garantir que relatórios de exceção sejam gerados para todas as faturas que exijam intervenção manual.
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Conclusão
As empresas que implementam automação de faturas em conjunto com softwares inteligentes de leitura de documentos encontram-se em uma posição privilegiada para aproveitar as vantagens da economia digital. Essas organizações observam redução de custos, processamento mais rápido de pagamentos, melhoria no relacionamento com fornecedores e maior transparência e visão estratégica por parte da equipe financeira. Além disso, empresas que adotam essas inovações estão mais preparadas para o futuro, já que muitos aspectos desses sistemas provavelmente se tornarão padrão nos próximos anos.
