Para uma empresa de distribuição grossista ou de entregas, o combustível é um dos custos que mais variam de mês para mês e um dos que menos se analisam em pormenor. A fatura chega, é paga e arquivada. Raramente alguém pergunta quanto custou, em gasóleo, servir um determinado cliente ou manter uma rota semanal para o interior.
Responder a essa pergunta exige dados organizados e alguns indicadores simples. O ponto de partida é o preço. A Direção-Geral de Energia e Geologia publica o preço médio diário do gasóleo e da gasolina, uma referência útil para comparar com o que a empresa paga em cada abastecimento. A Entidade Reguladora dos Serviços Energéticos acompanha o mercado com um relatório semanal de supervisão dos preços, que compara os valores afixados nos postos com um preço de referência calculado pelo regulador.
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Que indicadores deve uma empresa acompanhar?
A gestão de combustível ganha precisão quando a empresa passa a seguir, além do total gasto, um pequeno conjunto de medidas por viatura:
1 – litros comprados por mês;
2 – despesa total de combustível, que pode também ser agrupada por condutor ou departamento;
3 – custo médio por litro, comparado com o preço médio nacional;
4 – custo por quilómetro, que junta o gasto e a distância percorrida;
5 – consumo médio, em litros aos 100 quilómetros.
Nenhum destes números é difícil de calcular. A dificuldade está em reuni-los, sobretudo quando os abastecimentos são pagos de formas diferentes e os talões chegam à contabilidade com semanas de atraso.
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Como transformar os números em decisões?
Os indicadores servem para fazer perguntas concretas. Uma carrinha com custo por quilómetro acima da média da frota pode precisar de revisão ou estar a fazer rotas com mais trânsito urbano. Um condutor que abastece com frequência longe da zona habitual pode estar a fazer desvios evitáveis. Um aumento de litros numa equipa que não ganhou clientes novos merece uma conversa tranquila para perceber o que mudou.
Os cartões de combustível facilitam este trabalho porque registam cada transação com data, posto, litros e valor, e reúnem as compras num extrato único. A equipa financeira deixa de digitar talões e recebe informação que pode cruzar com os quilómetros registados. Muitos cartões permitem também definir limites de gasto e restringir as compras a combustível. As empresas que procuram simplificar a gestão dos custos de mobilidade podem recorrer à Radius para encontrar soluções adequadas às necessidades da sua frota.
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Quem deve olhar para estes números?
A gestão de frota funciona melhor quando operações e finanças analisam os mesmos dados. A equipa de operações conhece as rotas, os clientes e o estado das viaturas, enquanto a área financeira acompanha o orçamento e as faturas. Uma reunião mensal curta, com o custo por quilómetro de cada viatura em cima da mesa, chega muitas vezes para localizar um desvio.
Com registos de vários meses, orçamentar também fica mais fácil. A empresa sabe quantos litros consome na época alta, quanto pesa cada nova rota e que margem deve reservar para oscilações de preço. Nenhum meio de pagamento garante, por si só, combustível mais barato. Com números fiáveis, a empresa planeia e corrige desvios com mais segurança.
